Sosyal medya teklifi aldığınızda kapsam satırı genellikle tek cümle: ayda on iki gönderi, dört reels, iki hikâye. Bu cümle sayıyı söylüyor, işin ne olduğunu söylemiyor. Gönderiyi kim çekecek, kim onaylayacak, hesabın şifresi kimde duracak, ay sonunda size ne gösterilecek? Bir sosyal medya yönetimi anlaşmasında sorun çıkaran şey yazılan sayılar değil, yazılmayan maddelerdir.
Kapsam: sayı mı, iş mi?
İçerik sayısı kadar içeriğin türü de yazılmalı. Hazır şablon üzerine yazı koymak ile fabrikada ya da mağazada çekim yapıp kurgulamak aynı emek değil. Bir reels için çekim ekibi, kurgu ve müzik hakları gerekiyor; bunlar dahilse sözleşmede açık yazmalı. Dahil değilse çekimin ayrı bir iş olarak nasıl hesaplanacağı belli olmalı.
Bizim planlarımızda hesaplar her ay bir içerik takvimine bağlanıyor: ay başında paylaşımlar planlanıp onaya sunuluyor, kendi çektiğimiz görsel ve videolar tasarımla birleşiyor, özel günler için ayrıca hazırlık yapılıyor. Kapsamı bu şekilde kalem kalem görmek, “ne almış olduğunuzu” ay sonunda tartışmak yerine baştan bilmenizi sağlıyor. Sosyal medya yönetimi hizmetimizin kapsam listesi bu mantıkla yazıldı.
Hesabın sahibi kim?
Instagram, Facebook ve LinkedIn hesapları firmanıza ait olmalı. Ajans yönetici ya da iş ortağı erişimiyle çalışır; hesap kurucusu ve parola sahibi siz kalırsınız. Ajansın kendi telefonuyla açılmış bir hesaba sahip çıkmaya çalışmak, ilişki bittiğinde en pahalıya gelen durum. Sözleşmede hesap erişiminin devri, ajansla çalışma sona erdiğinde yönetici yetkisinin kaldırılması ve içeriklerin arşivinin teslimi yazılı olmalı.
Çekilen görüntüler kime ait?
Fabrika filmi, ürün çekimi ya da mağaza reels’i bir kez çekilir ve birden fazla yerde kullanılır: sosyal medya, web sitesi, katalog, fuar ekranı. Ham görüntü ve kurgulanmış videonun kullanım hakkının kimde olduğu baştan belli değilse, bir yıl sonra aynı karelerin web sitesinde kullanımı tartışma konusu olabiliyor. Biz çekimlerin firmanın kendi kullanımı için hazırlandığı varsayımıyla çalışıyoruz; yine de bu maddenin kâğıtta olması iki tarafı da korur.
Onay akışı ve cevap süresi
- Aylık takvim paylaşımdan kaç gün önce size gönderiliyor?
- Onayı kim veriyor ve hangi kanaldan (e-posta, mesaj, ortak tablo)?
- Onay gelmezse içerik yayınlanıyor mu, bekliyor mu?
- Acil bir paylaşım (kampanya duyurusu, kriz mesajı) için hangi süre içinde cevap bekleniyor?
Bu dört maddenin yazılmadığı sözleşmelerde en çok görülen sorun, onay beklerken geçen günler ve sonrasında “aylık içerik sayısı tamamlanmadı” tartışması. Yazılı akış, her iki tarafın sorumluluğunu da açığa çıkarıyor.
Reklam bütçesi ve reklam hesabı
Sosyal medya yönetim ücreti ile reklam bütçesi aynı kalem değil. Gönderi paylaşımı ücretsiz ama görünürlük için ödenen reklam doğrudan Meta’ya gidiyor. Reklam hesabı sizin adınıza açılmalı, ödeme kendi kartınızdan yapılmalı ve harcamayı siz de görebilmelisiniz. Reklam yönetimi bu anlaşmaya dahilse, Meta reklam yönetimi kalemleri ayrıca yazılmalı: kampanya kurulumu, reklam görseli üretimi, dönüşüm takibi, haftalık ya da aylık optimizasyon.
Raporlama: aylık neyi göreceksiniz?
İyi bir rapor beğeni sayısıyla bitmiyor. Erişim, etkileşim, takipçi değişimi, en çok izlenen içerikler ve bir sonraki ay için planlanan değişiklik raporda yer almalı. Reklam varsa harcama, gelen talep ve talep başı maliyet de eklenmeli. Raporun ne zaman, hangi formatta geldiği sözleşmede yazılı olsun.
Yorum, mesaj ve olumsuz durumlar
Hesaplarda sadece paylaşım yapılmıyor; gelen yorum ve mesajlara da birinin cevap vermesi gerekiyor. Sözleşmede bunu kimin, hangi saatlerde ve hangi sürede yapacağı yazmalı. Bir müşteri akşam saat dokuzda sipariş sorusu yazdığında cevabın ertesi sabaha kalıp kalmayacağı, firmanın kararıdır ve baştan belirlenmelidir.
Olumsuz yorum ya da şikâyet gelirse kimin onayıyla ve hangi tonla cevap verileceği de netleşmeli. Firma yetkilisine hızlı iletilecek durumların bir listesi, sorunun büyümesini engelliyor. Bu liste hazırsa ajans çoğu günlük cevabı kendi başına verebilir.
Süre, devir ve fesih
Sosyal medyada sonuç üç haftada çıkmıyor; ama on iki aylık bağlayıcı bir anlaşmaya baştan girmek de yerinde değil. Makul bir deneme dönemi, sonra aylık yenilenen bir yapı, fesih için karşılıklı bildirim süresi ve fesihte hesap ile içeriklerin teslimi iyi bir iskelet kuruyor. Woodbaba’nın sosyal medyasını yirmi ay boyunca aynı kimlikle yönetebilmemizin sebebi de, ilk günden iki tarafın da neyi beklediğini bilmesiydi.
Sosyal medya, firmanın görsel kimliğinden ayrı düşünülemez. Kimlik dağınıksa içerik ne kadar iyi çekilirse çekilsin tutarsız görünür; bu yüzden kurumsal kimlik tasarımı ile hesap yönetimini aynı ekiple yürütmek mümkünse tercih edilmeli. Aynı soruyu bir adım geriden ele alan ajans mı freelancer mı yazımız da bu karar için kısa bir çerçeve sunuyor.
